LAPORAN
PRAKTEK
KERJA INDUSTRI
DINAS
PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN (DISPUSIP)
MENGOPERASIKAN
APLIKASI DEWEY DECIMAL CLASSIFIKATION (E-DDC)
Diajukan
untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Menempuh Ujian Nasional
Disusun Oleh:
SITI SAONAH
NIS.151610011
KOPETENSI
KEAHLIAN REKAYASA PERANGKAT LUNAK
PROGRAM
STUDI TEKNIK KOMPUTER DAN INFORMATIKA
SEKOLAH
MENENGAH KEJURUAN PLUS DARUNNAJAH
2017
LEMBAR PENGESAHAN
MENGOPERASIKAN APLIKASI DEWEY
DECIMAL CLASSIFIKATION (E-DDC)
Laporan
Praktek Kerja Industri DINAS PERPUSTAKAAN
DAN KEARSIPAN (DISPUSIP)
Telah
disahkan pada :
Hari/Tanggal : Senin, 27
November 2017
Tempat : Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan (Dispusip)
Disahkan
Oleh:
|
Pembimbing
Drs. PUAD MUKSIN
NIP. 19650507
198610 1 004
|
|
Pemimpin
Instansi
KISWAYA, SH
NIP.
19590905 198603 1 009
|
LEMBAR
PENGESAHAN
Laporan Praktek Kerja
Industri SMK PLUS DARUNNAJAH
Telah disahkan pada :
Hari/Tanggal : Senin, 27 November 2017
Tempat : SMK Plus Darunnajah
Disahkan Oleh:
|
Ketua Program Keahlian
TYAS KURNIATI, ST
|
Pembimbing
PUJI ASTUTI,
S.Pd
|
|
Mengetahui,
Kepala SMK
Plus Darunnajah
JUNAEDI,
S.Pd
|
Assalamualaikum, Wr. Wb.
Dengan mengucap puji syukur
Alhamdulillah kehadirat
Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunianya kepada penulis, sehingga
dapat menyelesaikan laporan hasil pelaksanaan Praktek Kerja Industri di DINAS PERPUSTAKAAN DAN
KEARSIPAN (DISPUSIP).
Penyusunan laporan Praktik Kerja Industri ini
adalah salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Nasional (UN) tahun pelajaran 2017/2018
dan laporan ini juga sebagai bukti bahwa selaku penulis telah melaksanakan dan
menyelesaikan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN).
Laporan ini dibuat dan diselesaikan dengan
adanya bantuan dari pihak pembimbing materi maupun teknis, oleh
karena itu selaku penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada :
1.
Bapak
Junaedi,
S.Pd, selaku Kepala SMK Plus
Darunnajah;
2.
Ibu Tyas
Kurniati, ST, selaku ketua program keahlian ;
3.
Ibu Puji
Astuti, S.Pd, selaku pembimbing PRAKERIN;
4.
Bapak Subarnas, selaku pembimbing di DINAS
PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN (DISPUSIP) yang
bersedia menerima kami untuk melaksanakan Praktek
Kerja Industri (PRAKERIN) selama 3 bulan
5.
Kepada
Orang Tua yang telah memberikan do'a, arahan,
dukungan, dan dorongan dari segi material maupun moral.
6.
Rekan-rekan
sejurusan yang selalu membantu selama mengikuti Praktek
Kerja Industri (PRAKERIN) ini.
7.
Dan
semua pihak terkait yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu yang selalu
menghibur di tengah-tengah kejenuhan.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh
dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan-kekurangan dari segi kualitas
atau kuantitas maupun dari ilmu pengetahuan yang penyusun kuasai. Oleh karena
itu selaku penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun untuk
menyempurnakan pembuatan laporan atau karya tulis dimasa mendatang.
Atas perhatian dan waktunya penulis ucapkan
terima kasih.
Wassalamu’alaikum Wr.
Wb
Padaherang, November 2017
|
Penyusun
Penulis
|
DAFTAR ISI
Hal
|
HALAMAN PENGESAHAN
|
||
|
HALAMAN PENGESAHAN
|
||
|
KATA PENGANTAR.........................................................................
i
|
||
|
DAFTAR ISI.........................................................................................
ii
DAFTAR GAMBAR............................................................................ iii
|
||
|
BAB I
|
PENDAHULUAN.......................................................
1
|
|
|
1.1
|
Latar Belakang..............................................................
1
|
|
|
1.2
|
Rumusan Masalah.........................................................
3
|
|
|
1.3
|
Tujuan............................................................................
3
|
|
|
1.4
|
Teknik Pengumpulan
Data............................................
5
|
|
|
1.5
|
Kerangka Laporan
atau Sistematika Laporan...............
5
|
|
|
BAB II
|
PROFIL DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN..............................................................
7
|
|
|
2.1
|
Identitas ....................................................................... 7
|
|
|
2.2
|
Kondisi Terkini.............................................................
8
|
|
|
2.3
|
Kedudukan
Tugas dan Fungsi
9
|
|
|
2.4
|
Jenis Layanan................................................................
10
|
|
|
2.5
|
Dasar Pelayanan
Referensi...........................................
13
|
|
|
2.6
|
Arsip dan Kearsipan
.................................................... 32
|
|
|
2.7
|
Fungsi Arsip..................................................................
32
|
|
|
2.8
|
Jam Pelayanan ……………………………………….. 33
|
|
|
BAB III
|
LANDASAN TEORI.................................................
35
|
|
|
3.1
|
Pengertian Aplikasi
E-DDC.........................................
35
|
|
|
3.2
|
Fungsi Aplikasi E-DDC................................................ 37
|
|
|
3.3
|
Beberapa Versi E-DDC.................................................
37
|
|
|
3.4
|
Langkah Kerja E-DDC.................................................
38
|
|
|
BAB IV
|
PEMBAHASAN......................................................... 41
|
|
|
4.1
|
Tahap Persiapan.............................................................
41
|
|
|
4.2
|
Tahap
Pelaksanaan........................................................ 41
|
|
|
4.3
|
Tahap Pengujian.............................................................
41
|
|
|
BAB V
|
SIMPULAN DAN SARAN.................
43
|
|
|
5.1
|
Simpulan........................................................................
43
|
|
|
5.2
|
Saran-saran.................................................................... 44
|
|
|
DAFTAR PUSTAKA
………………………………………………… 45
|
||
LAMPIRAN-LAMPIRAN
|
BIOGRAFI PENULIS
|
DAFTAR GAMBAR
|
|
Halaman
|
|
Gambar 2.1 Kantor Perpustakaan......................................................
|
34
|
|
Gambar 2.2 Kantor Perpustakaan.....................................................
|
34
|
|
Gambar
3.3 Tampilan Home E-DDC................................................
|
38
|
|
Gambar
3.4 Tampilan Search............................................................
|
39
|
|
Gambar
3.5 Tampilan Rangking.......................................................
|
39
|
|
Gambar
3.6 Tampilan Hasil Pencarian Rangking..............................
|
40
|
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) adalah suatu bentuk
penyelenggaraan kegiatan dari sekolah yang memadukan secara sistematik dan
sinkon antara program pendidikan di sekolah dan program pengusahaan yang
diperoleh melalui kegiatan bekerja langsung di dunia kerja untuk mencapai suatu
tingkat keahlian profesional. Dimana keahlian profesional tersebut hanya dapat
dibentuk melalui tiga unsur utama yaitu ilmu pengetahuan, teknik, dan kiat. Ilmu pengetahuan dan teknik dapat dipelajari
dalam kegiatan di sekolah, akan tetapi hal itu dapat dikuasai melalui proses
pengerjaan langsung pada bidang profesi itu sendiri. Pendidikan Sistem Ganda
dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang profesional
dibidangnya. Melalui Pendidikan Sistem Ganda diharapkan dapat menciptakan
tenaga kerja yang profesional tersebut. Dimana para Siswa yang dapat
melaksanakan pendidikan tersebut diharapkan dapat menerapkan ilmu yang didapat
dan sekaligus mempelajari pada Dunia Industri. Tanpa diadakannya Pendidikan
Sistem Ganda, hal ini kita tidak akan bisa langsung terjun ke Dunia Industri
dikarenakan kita belum mengetahui situasi dan kondisi lingkungan kerja.
Beberapa peraturan dalam melaksanakan kegiatan Praktek Kerja
Industri (PRAKERIN) beserta keputusan dari Menteri. Adapun peraturan Praktek
Kerja Industri (PRAKERIN) tersebut ada dibawah ini, yaitu sebagai berikut :
1. Tercantum pada UU. No. 2
tahun 1989 tentang Pendidikan Nasional yaitu untuk menyiapkan peserta didik
melalui kegiatan bimbingan, pengajaran, dan/atau latihan bagi peranannya dimasa
yang akan datang.
2. Peraturan Pemerintah No.
29 tahun 1990 tentang Pendidikan Menengah yang bertujuan meningkatkan kemampuan
peserta didik sebagai anggota masyarakat dalam mengadakan hubungan timbal balik
dengan lingkungan sosial, budaya, alam sekitar, dan meningkatkan pengetahuan
peserta didik untuk melanjutkan pendidikan pada jenjang yang lebih tinggi dan
untuk mengembangkan diri sejalan dengan perkembangan Ilmu Pengetahuan dan
Teknologi (IPTEK) serta kebudayaan.
3. Peraturan pemerintah No.
39 tahun 1992 tentang peran serta masyarakat dalam Pendidikan Nasional.
4. Keputusan Menteri No.
0490/1993 tentang Kuriulum SMK yang berisi bahwa "Dalam melaksanakan
pendidikan dilaksanakan melalui dua jalur yaitu Pendidikan didalam Sekolah dan
Pendidikan diluar Seklolah".
5. Didalam lampiran
keputusan MENDIKBUD tentang kurikulum 1994 SMKTA yaitu dalam dokumen landasan,
program dan pembangunan kurikulum 1994 SMKTA, disebutkan bahwa peningkatan mutu
dan relevasi Pendidikan Menengah Kejuruan diarahkan untuk mengembangkan suatu
sistem yang utuh dan mantap sehingga terdapat kesinambungan antara dunia
Pendidikan dan Dunia Kerja.
2.1
Rumusan
Masalah
1.
Apa
itu aplikasi E-DDC ?
2.
Bagaimana
cara mengoperasikan aplikasi E-DDC
?
3.1
Tujuan
1.
Menghasilkan tenaga kerja yang berkualitas,
yaitu tenaga kerja yang memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan, etos kerja
yang sesuai dengan tuntunan lapangan pekerjaan.
2.
Memperkokoh link and macth
(kesesuaian dan kesepadanan) antara SMK dan Dunia Kerja.
3.
Meningkatkan efektifitas dan efesiensi
proses pendidikan dan pelatihan kerja berkualitas.
4.
Untuk mencapai Visi dan Misi Sekolah
Menengah Kejuruan Plus Darunnajah.
5.
Diharapkan dapat menambah wawaasan
dan pengetahuan yang berharga, dan memperoleh masukan serta umpan balik guna
memperbaiki dan mengembangkan kesesuaian pendidikan dan kenyataan yang ada di
lapangan.
6.
Meningkatkan pengetahuan penulis
pada aspek-aspek usaha yang profesional dalam lapangan kerja antara lain
strukutur organisasi, jenjang karir dan teknik.
7.
Mengimplotasikan antara pendidikan
di sekolah dan di luar sekolah.
8.
Untuk memenuhi salah satu syarat
mengikuti Uji Kompetensi.
9.
Mengembangkan pola pikir yang lebih
maju.
10.
Dengan mangacu pada tujuan
pendidikan menengah dan pasal 3 ayat (2) Peraturan Nomor 29 Tahun 1990.
pendidikan pada Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) bertujuan :
1. Menyiapkan siswa untuk memasuki lapangan kerja
serta mengembangkan siap profesional.
2. Menyiapkan
siswa agar mampu memilih karir, mampu berkopetensi dan mampu mengembangkan
diri.
3. Menyiapkan
tenaga kerja tingkat menengah untuk mengisi kebutuhan Dunia Usaha dan Dunia
Industri pada saat ini maupun masa yang akan datang.
4. Menyiapkan
lulusan agar menjadi Warga Negara yang produktif, adaptif, dan kreatif.
5. Misi
pembentukan pembangunan yang mampu berperan sebagai tenaga terampil tingkat
menengah yang layak kerja dan berbagai kemampuan kejuruan.
4.1
Teknik
Pengumpulan Data
Untuk menyempurnakan data-data yang dibutuhkan dalam penyusunan
laporan ini penulis melakukan metode pengumpulan data melelui dua cara yaitu :
1.
Secara langsung atau Metode Observasi
Yang
dimaksud dengan pengumpulan data secara langsung adalah penulis melakukan
pengumpulan data dengan cara observasi secara langsung diinstansi atau
perusahaan dengan menggunakan teknik wawancara kepada staf atau karyawan yang
berwenang atau mengetahui informasi yang kami butuhkan.
2.
Secara
tidak langsung atau Metode Kepustakaan
Yang dimaksud dengan metode pengumpulan data
tidak langsung adalah saya selaku penulis berpedoman pada buku-buku atau
referensi yang berkaitan dan berhubungan langsung dengan materi yang diangkat
atau yang sesuai dengan isi laporan kami.
5.1
Kerangka Laporan atau
Sistematika Laporan
Kerangka laporan atau sistematika laporan adalah berisi
uraian singkat pada setiap bab, mulai dari BAB I hingga BAB V, dimana uraian
ini memberikan gambaran langsung tentang isi dari tiap-tiap bab yang ada dalam
laporan ini. Adapun sistematika dari laporan kami adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang Latar Belakang, Tujuan, Teknik
Pengumpulan Data, Kerangka Laporan atau Sistematika Laporan, serta Lokasi
Objek.
BAB II RUANG LINGKUP OBJEK
Bab ini berisi uraian gambaran secara umum profil
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN (DISPUSIP) tempat pelaksanaan kegiatan
PRAKERIN berlangsung.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang Pengertian, Fungsi, Jenis-jenis,
Bagian-bagian, serta Langkah-langkah.
BAB IV PRAKTIK KERJA DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan tentang praktik kerja persiapan,
pelaksanaan dan pengujian hasil PRAKERIN.
BAB V SIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini berisi tentang Simpulan dan Saran dari kegiatan
PRAKERIN di DINAS PERPUSTAKAAN DN KEARSIPAN.
BAB II
PROFIL DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
2.1
Identitas
Nama Lembaga : Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pangandaran.
|
Dasar
Hukum
|
1. Perda Kabupaten Pangandaran
Nomor 31 Tahun 2016 Tentang Pembentukan Dan Susunan Perangkat Daerah
Kabupaten Pangandaran.
|
|
|
2. Perbup Kabupaten Pangandaran
Nomor 44 Tahun 2016 Tentang Kedudukan Tugas Fungsi Susunan Organisasi Serta
Tata Kerja Perangkat Daerah Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pangandaran ,
Bagian ke 12 Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan.
|
Dinas
Perpustakaan Dan kearsipan Kabupaten Pangandaran berdiri atas Dasar berdirinya
Kabupaten Pangandaran sebagai daerah otonom baru pada tanggal 25 Oktober 2012
kemudian setelah kurang lebih
berdiri empat tahun terbentuklah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai
penunjang maupun pendukung jalannya roda Pemerintahan di Kabupaten Pangandaran
Pada 03 Januari 2017 sebagai SOTK baru di Kabupaten
Pangandaran, Dengan Landasan hukum sebagai berikut :
1. Perda Kabupaten Pangandaran
Nomor 31 Tahun 2016 Tentang Pembentukan Dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten
Pangandaran.
2. Perbup Kabupaten Pangandaran
Nomor 44 Tahun 2016 Tentang Kedudukan Tugas Fungsi Susunan Organisasi Serta
Tata Kerja Perangkat Daerah Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pangandaran , Bagian
ke 12 Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan.
2.2
KONDISI TERKINI
VISI DAN MISI
a.
Visi
Visi
dan misi Bidang Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pangandaran sama dengan
visi dan misi dari instansi yang menaunginya yaitu Badan Perpustakaan dan
Kearsipan Daerah provinsi jawa Barat. Visinya adalah untuk mewujudkan
penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan sebagai sumber informasi yang akurat
Melalui
peningkatan layanan yang cepat dan tepat dalam rangka mendukung visi Kabupaten
Pangandaran.
b.
Misi
Misi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Pangandaran :
1.
Mengembangkan minat dan budaya baca masyarakat Pangandaran dan
sekitarnya
2.
Melamatkan arsip sebagai sumber informasi;
3.
Meningkatkan kegiatan pembinaan tenaga perpustakaan dan kearsipan,
dan
4.
Meningkatkan mutu pengelolaan perpustakaan dan kearsipan.
2.3
KEDUDUKAN , TUGAS DAN
FUNGSI
Kedudukan : Dinas
Perpustakaan Dan Kearsipan merupakan unsur pelaksana Urusan Pemerintahan yang
menjadi kewenangan Daerah, dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan di bawah
dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Tugas :
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas membantu Bupati melaksanakan
Urusan Pemerintahan bidang Perpustakaan dan bidang Kearsipan yang menjadi
kewenangan Daerah dan Tugas Pembantuan yang diberikan kepada Kabupaten.
Fungsi : a) Perumusan
kebijakan sesuai dengan lingkup tugasnya ;
b) Pelaksanaan kebijakan
sesuai dengan lingkup tugasnya;
c) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan sesuai
dengan lingkup tugasnya;
d) Pelaksanaan administrasi dinas sesuai dengan
lingkup tugasnya dan;
e) Pelaksanaan
fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan fungsinya;
2.4
Jenis Layanan
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pangandaran melaksanakan
layanan, meliputi :
1)
Layanan minat baca dan
sirkulasi dewasa serta anak-anak
Layanan
sirkulasi merupakan ujung tombak jasa perpustakaan karena pada bagian sirkulasi
ini pertama kali pengguna jasa harus berhubungan dengan masalah administrasi
peninjauan bahan pustaka dan pada layanan sirkulasi ini terdapat dua macam
layanan :
1.
Pelayanan dewasa
2.
Pelayanan anak
3.
Pelayanan dewasa merupakan
layanan yang disediakan bagi perpustakaan dewasa yang datang ke perpustakaan
untuk melakukan beberapa kegiatan antara lain peminjaman buku, pengembalian
buku, pembuatan kartu anggota, perpanjangan kartu anggota, bebas pustaka, foto
copy dan layanan internet
a. Pelayanan anak-anak merupakan layanan yang
disediakan bagi perpustakaan anak-anak yang datang ke perpustakaan untuk
melakukan beberapa kegiatan adalah peminjaman buku, pengembalian buku, story telling, yang mana dalam story telling ini anak-anak TK yang
belum mengenal perpustakaan dan belum mempunyai minat baca kita ajak mengenal
perpustakaan sambil mendengarkan cerita-certia dari pustakawan yang ada di
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Layanan
anak-anak merupakan jasa layanan yang penulis bahas pada edisi ini karena
persoalannya adalah bagaimana menumbuh kembangkan minat baca pada anak-anak
?.Minat membaca merupakan kebiasaan yang diperoleh setelah seseorang dilahirkan
dengan demikian minat membaca bukanlah kebiasaan bawaan oleh karena itu membaca
harus di pupuk, dibina, dan dikembangkan. Pembinaan minat baca adalah untuk
menciptakan “Masyarakat Membaca”. Kalau anak-anak
sudah belajar mencintai membaca sejak dini, saat dewasa nanti mereka akan
terbiasa dengan buku bacaan yang sifatnya ilmiah, selain itu akses masyarakat
terhadap perpustakaan selalu kami permudah sehingga akan menimbulkan gemar
membaca bagi setiap pemustaka yang datang ke perpustakaan.
Supaya
anak-anak datang ke perpustakaan bermain sambil belajar BPAD tidak hanya menyediakan
literatur ilmiah tapi ditambah komik anak-anak yang mempunyai nilai edukasi
tinggi baik umum maupun agama.
Temanilah
anak-anak ke perpustakaan untuk membaca dan untuk merangsang si anak untuk
lebih memahami isi bacaannya. Mintalah sang anak menceritakan kembali isi buku
yang di bacanya dan jangan pernah mengacuhkan apabila sang anak menanyakan
istilah atau kata yang belum dimengertinya, berilah jawaban dan pengertian agar
anak senang karena dapat perhatian dari orang tua.
Pada
momen spesial, entah ulang tahun, kenaikan kelas, cobalah di tambahi hadiah
untuk anak-anak dengan buku-buku bacaan yang di sukainya karena hal ini penting
dan secara tidak langsung kita sudah mendidik anak bahwa buku adalah hal yang
penting dan berharga buatnya. Mudah-mudahan hal yang telah kita lakukan, dapat
mendidik anak-anak kita menjadi generasi yang gemar membaca.
2)
Layanan Referenasi.
Pelayanan
referensi adalah salah satu kegiatan
pokok yang di lakukan di Perpustakaan, yang khusus melayangkan/menyajikan
koleksi referensi kepada para pemakai/pengunjung Perpustakaan. Suatu kegiatan
pelayanan untuk membantu para pemakai/pengunjung Perpustakaan menemukan/mencari
informasi dengan cara :Menerima pertanyaan – pertanyaan dari para
pemakai/pengunjung perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan
koleksi referensi; memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang
di perlukan untuk menemukan/mencari informasi yang di butuhkan oleh
pemakai/pengunjung ; memberikan bimbingan kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan
tentang bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi. Pelayanan
referensi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai Perpustakaan
untuk menemukan informasi. Bantuan tersebut berupa jawaban pertanyaan-pertanyaan
dengan menggunakan koleksi referensi, baik yang ada di Perpustakaan sendiri
maupun Perpustakaan lain, di dalam maupun di luar negeri. Pelayanan
referensi merupakan layanan langsung, karena ada komunikasi antara petugas dan penanya. Oleh karena itu,
petugas referensi di tuntut memiliki kecakapan dan keterampilan menganalisis
pertanyaan, karena terkadang penyampaian pertanyaan tidak jelas, sedang petugas
referensi diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan cepat, tepat dan benar.
2.5
Dasar
Pelayanan Referensi
2.5.1
Dasar – dasar pelayanan referensi terbagi tiga, yaitu :
1.
Tujuan
a)
Mengarahkan pemakai/pengunjung perpustakaan menemukan
informasi yang di butuhkan dengan cepat dan tepat.
b) Memampukan
pemakai/pengunjung perpustakaan menelusur informasi dengan menggunakan berbagai
pilihan sumber informasi yang lebih luas.
c) Memampukan
pemakai/pengunjung perpustakaan menggunakan setiap bahan pustaka koleksi
referensi dengan lebih tepat guna.
2.
Fungsi
a)
Informasi : memberikan jawaban atas pertanyaan–pertanyaan tentang
informasi yang di butuhkan oleh para pemakai/pengunjung Perpustakaan. Bimbingan
: memberikan bimbingan kepada para pemakai/pengunjung Perpustakaan untuk
mencari/menemukan bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat
sesuai dengan bidang masing–masing, dan bagaimana pula cara menggunakannya
untuk mencari/menemukan informasi yang di kehendaki.
b)
Pemilihan/penilaian : memberikan petunjuk/pengertian tentang
bagaimana cara memilih/menilai bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi
yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh
sumber informasi yang berdaya guna maksimal.
3.
Penunjang
a)
Untuk dapat mencapai tujuan dan berfungsi seperti tersebut di atas,
suatu Unit Pelayanan Referensi di Perpustakaan perlu ditunjang : Petugas
pelayanan Referensi yang cakap, dengan syarat seperti berikut : Merupakan
petugas tetap pada Unit Pelayanan Referensi;
b)
Bersikap ramah dan berkebiasaan tekun, cermat dan telaten; Bersikap
terbuka dan selalu siap memberikan bantuan kepada para pemakai/pengunjung Perpustakaan;
Memiliki pengetahuan umum yang cukup luas;
c)
Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang termasuk dalam
kelompok koleksi referensi dan bagaimana pula cara penggunaan masing – masing
d)
Mampu memberikan bimbingan/petunjuk praktis kepada para
pemakai/pengunjung Perpustakaan dalam upaya memilih dan menggunakan koleksi
referensi yang dikehendaki sesuai dengan bidang pengetahuan masing – masing.
e)
Koleksi referensi yang lengkap dan berbobot ilmiah, disajikan dalam
rak terbuka yang rapi, bersih, dan mudah dicapai.
f)
Perabot dan perlengkapan Perpustakaan yang lengkap dan tata ruang
yang nyaman serta aman untuk tempat studi para pemakai / pengunjung Perpustakaan.
g)
Kerja sama yang baik dan saling menguntungkan antar Perpustakaan dalam
bidang pelayanan referensi (menyediakan sumber informasi) kepada para pemakai /
pengunjung perpustakaan.
2.5.2
Layanan Pembinaan .
Pembinaan
adalah usaha atau tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara berdaya guna
untuk memperoleh hasil yang lebih baik. Pembinaan Perpustakaan suatu kegiatan
yang dilakukan secara terus–menerus agar segala sesuatunya berjalan pada jalur
dan rel yang benar sehingga dapat mengikuti perkembangan yang terjadi
disekitarnya menurut intruksi presiden No.15 tahun 1974, Tanggal 13 September 1974,
pasal 4 bahwa pembinaan secara menyeluruh mencakup : “Perencanaan, Pengaturan,
Pengendalian, dan Penilaian Kegiatan” yang berhubungan dengan suatu sistem
tertentu. Mengapa
diperlukan kegiatan pembinaan perpustakaan sekolah perpustakaan sekolah
merupakan sumber pengetahuan bagi siswa, guru, dan semua warga sekolah. Setiap
sekolah, telah tersedia fasilitas perpustakaan yang memadai dan disuaikan
dengan kebutuhan dari sekolah yang terkait. Tapi Kenyataan yang sekarang ini,
keberadaan Perpustakaan sekolah belum berfungsi secara optimal. Perpustakaan
pada umumnya masih tidak lebih dari tempat menyimpan buku-buku. Warga sekolah
kurang berminat untuk mendatangi perpustakaan – perpustakaan yang ada belum
berfungsi sebagai sarana peningkatan minat para siswa, oleh karena itu
diperlukan pembinaan, supaya Perpustakaan sekolah mempunyai daya tarik bagi
siswa. Kegiatan pembinaan Perpustakaan sekolah sangat diperlukan karena
pembinaan perpustakaan sekolah mempunyai beberapa tujuan yang harus dicapai. Tujuan
Pembinaan Perpustakaan Dibagi menjadi dua :
1.
Tujuan Umum
Meningkatkan
mutu perpustakaan
-
Meningkatkan relevansi perpustakaan dengan pembangunan
-
Meningkatkan daya guna dan hasil guna Perpustakaan
2.
Tujuan Khusus
1.
Mewujudkan suatu sistem Perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan
pembangunan
2.
Menyelenggarakan program Perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan
pembangunan.
3.
Mewujudkan mutu Perpustakaan yang standar sesuai dengan tuntutan
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
4.
Menyediakan berbagai jenis koleksi Perpustakaan sesuai dengan
prioritas yang digariskan.
5.
Mengatur dan menyelenggarakan Perpustakaan-perpustakaan
yang sesuai dengan prinsip-prinsip
managemen Perpustakaan.
2.5.3
Ruang Lingkup Pembinaan
Perpustakaan
Ruang
Lingkup Pembinaan meliputi Pembinaan teknis dan yang bukan teknik Perpustakaan,
yang mencakup 10 aspek :
1.
Status, Organisasi dan managemen Perpustakaan
2.
Ketenagaan Perpustakaan
3.
Gedung dan ruangan Perpustakaan
4.
Perabot dan peralatan Perpustakaan
5.
Koleksi bahan pustaka Perpustakaan
6.
Pelayanan Perpustakaan
7.
Pembinaan (anggaran) Perpustakaan
8.
Promosi dan Pemasyarakatan Perpustakaan
9.
Jaringan kerjasama antar Perpustakaan
10.
Minat baca
Pembinaan
Status, Organisasi dan managemen Perpustakaan Status atau Kedudukan Organisasi
Perpustakaan merupakan, Satu hal yang penting oleh sebab itu harus selalu
dilakukan Pembinaan agar Perpustakaan memiliki status yang mantap, seimbang,
dan serasi dengan peran tugas dan fungsinya sebagai pusat informasi dan agen
perubahan, status Perpustakaan akan berkaitan erat dengan stuktur organisasinya
artinya tinggi atau rendahnya status Perpustakaan tergantung kepada luas atau
sempitnya ruang lingkup dan jenjang organisasi.Pembinaan yang dilakukan
terhadap status dan organisasi perpustakaan dimaksudkan agar perpustakaan
diberikan ”porsi” yang pas dan sesuai dengan wewenang, tanggung jawab dan bobot
tugas dan fungsinya.
Perpustakaan
sekolah yang dikelola oleh seorang guru pustakawan atau pustakawan guru, berada
dibawah pembinaan kepala sekolah. Namun, perpustakaan yang sehat dapat
dikembangkan dan diselenggarakan oleh beberapa staf dengan latar belakang
pendidikan perpustakaan. Pembinaan organisasi perpustakaan dilakukan agar semua
kegiatan dapat tertampung, terselenggara, dan berjalan sesuai dengan mekanisme
dan prosedur yang berlaku. Manajemen perpustakaan fungsi kegiatannya meliputi
Perencanaan, Pengorganisasian, Penggerakan dan Pengawasan.
2.5.4
Layanan Mobil Perpustakaan Keliling
Perpustakaan keliling sebagai salah satu perangkat pendidikan
non formal berupaya untuk ikut mencerdaskan kehidupan bangsa sebagaimana
diamanatkan oleh UUD 1945. Untuk melaksanakan amanat itu perpustakaan keliling
mempunyai tugas mengumpulkan, memilih, dan menyajikan karya-karya manusia
kepada masyarakat yang tidak terlayani oleh perpustakaan umum tujuan
perpustakaan keliling Penyelenggaraan perpustakaan keliling bertujuan untuk :
1.
Meratakan layanan informasi dan bacaan kepada masyarakat sampai ke
daerah terpencil yang belum/tidak memungkinkan adanya perpustakaan permanen.
2.
Membantu perpustakaan umum dalam mengembangkan pendidikan nonformal
kepada publik luas.
3.
Memperkenalkan buku-buku dan bahan pustaka lainnya kepada publik.
4.
Memperkenalkan jasa perpustakaan kepada publik.
5.
Meningkatkan minat baca dan mengembangkan cinta buku pada
masyarakat, dan
6.
Mengadakan kerja sama dengan lembaga masyarakat sosial, pendidikan,
dan pemerintah daerah dalam meningkatkan kemampuan intelektual dan kultural masyarakat
(Perpustakaan Nasional 1992).
a.
Fungsi perpustakaan keliling
Perpustakaan keliling merupakan perpanjangan atau perluasan
jangkauan layanan perpustakaan umum yang
berfungsi untuk mempertemukan bahan bacaan dengan pembacanya di daerah yang relatif jauh dari
perpustakaan umum atau karena situasi dan kondisi tertentu, tidak sempat datang
ke perpustakaan umum. Walaupun masih terdapat banyak kendala dalam
perwujudannya, fungsi utama dari perpustakaa keliling adalah mendekatkan
informasi kepada masyarakat desa, karena mereka belum mampu memperoleh
informasi secara mandiri. Dengan kata lain, hakekat keberadaan perpustakaan
keliling adalah pelayanan bagi pembaca. Apa pun bentuk operasionalnya, yang
penting bahan bacaan dapat dimanfaatkan dan dirasakan oleh publik pembaca.
Secara umum perpustakaan keliling dan perpustakaan umum mengacu
kepada Prinsip-prinsip yang sama, yaitu :
1.
Pendidikan bersifat seumur hidup (lifelong education). Dalam hal ini perpustakaan
keliling pun ikut memelihara dan menyediakan sarana untuk pengembangan
perorangan ataukelompok pada semua tingkat pendidikan dan kemampuan.
2.
Sumber informasi dan rujukan. Artinya perpustakaan menyediakan
kemudahan bagi pemakai berupa akses cepat (diberikan dalam waktu yang singkat)
dan tepat (sesuai dengan kehendak dan minat pembaca) terhadap penggunaan
informasi..
3.
Bahan hiburan.
Artinya perpustakaan memiliki peranan penting dalam mendorong
penggunaan secara aktif rekreasi dan punyai waktu senggang dengan menyediakan
bahan bacaan. Dan perpustakaan juga sepatutnya menjadi lembaga pro deo yang tak
pandang bulu, tempat di mana masyarakat dapat memperoleh informasi secara
cuma-cuma tanpa membedakan baik jenis kelamin, umur, ras, pekerjaan, agama,
partai pilitik maupun kedudukan sosial.
b.
Pusat kehidupan dan
kebudayaan. Dalam hal ini, perpustakaan keliling pun merupakan pusat kehidupan
dan kebudayaan (peradaban) yang secara aktif mempromosikan partisipasi pada
semua bentuk seni dan hasil kreasi manusia (Perpustakaan Nasional RI, 1992:1)
Kesimpulan
Dengan adanya
perpustakaan keliling masyarakat yang suka membaca tetapi tidak ada uang untuk
membeli buku dan jika pergi ke perpustakaan juga memakan biaya transport yang banyak.
2.5.5
Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah
( LTPS ).
Tujuan
dan fungsi layanan perpustakaan sekolah adalah menyajikan informasi guna
kepentingan pelaksanaan proses belajar mengajar dan rekreasi bagi siswa-siswi,
dengan menggunakan bahan pustaka yang ada di perpustakaan tersebut. Kegiatan
layanan di perpustakaan sekolah meliputi, peminjaman buku-buku, melayani
kebutuhan pelajar dalam kelas, menyediakan sumber informasi bagi murid dan guru
serta tenaga administrasi sekolah, membimbing siswa untuk mahir dalam mencari
informasi secara mandiri.
Lasa
Hs, seorang kolomnis Perpustakaan dan Pustakawan Universitas Gajah Mada
Yogyakarta, membagi 5 (lima) fungsi perpustakaan sekolah adalah 1) Menunjang
proses pendidikan; 2) Mengembangkan minat dan bakat siswa; 3) Mengembangkan
minat baca guru dan siswa; 4) Menjadi sumber informasi; 5) Memperoleh bahan
rekreasi kultural. Sedangkan dalam Surat Keputuan Menteri Pendidikan dan
Kebudayan Nomor: 0103/O/1981, tanggal 11 Maret 1981, membagi beberapa fungsi
perpustakaan sekolah sebagai berikut :
1.
Sebagai Pusat kegiatan belajar-mengajar
untuk mencapai tujuan pendidikan seperti tercantum dalam kurikulum sekolah;
2.
Pusat penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa
mengembangkan kreativitas dan imajinasinya;
3.
Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu
luang (Buku-buku hiburan).
Dari
ketiga pendapat tentang fungsi dan tujuan perpustakaan sekolah tersebut di
atas, ada salah satu fungsi yang sangat menarik dan perlu dikembangkan adalah
sebagai fungsi sumber informasi. Fungsi ini memiliki multifungsi karena dapat
dijadikan sebagai sarana belajar untuk membantu menyelesaikan tugas-tugas
sekolah bagi siswa-siswi dan juga dapat berfungsi menambah wawasan dan
mewujudkan kreativitas bakat siswa-siswi yang dimiliki sehingga dapat
menghasilkan prakarya sederhana bagi diri pribadi yang mandiri kelak.
2.5.6
Layanan Terpadu Perpustakaan Desa ( LTPD ).
Pengertian
Perpustakaan Desa Menurut Surat Keputusan (SK) Menteri Dalam Negeri dan Otonomi
Daerah Nomor Tahun 2001, perpustakaan
Desa/Kelurahan adalah “perpustakaan masyarakat sebagai salah satu sarana/media
untuk meningkatkan dan mendukung kegiatan pendidikan masyarakat pedesaan,yang
merupakan bagian integral dari kegiatan pembangunan desa/ kelurahan”. Apabila
kita analisis secara sederhana,ada 3 (tiga) unsur pokok dalam perpustakaan
desa, yaitu: a) perpustakaan sebagai sebuah sarana, b) perpustakaan sebagai
pendukung pendidikan, c) perpustakaan desa bersifat terintegrasi
dengan pembangunan desa. Tujuan Perpustakan Desa Perpustakaan desa didirikan
untuk tujuan tertentu. Secara detail, pembangunan perpustakaan desa bertujuan
untuk :
a.
Menunjang kegiatan wajib belajar, menunjang program kegiatan
pendidikan seumur hidup dan literasi informasi bagi masyarakat.
b.
Menyediakan buku-buku pengetahuan maupun keterampilan untuk
mendukung keberhasilan kegiatan masyarakat desa diberbagai bidang kerja, Seperti
Pertanian, Peternakan, Ekonomi Kreatif, dan industri kecil.
c.
Menggalakkan minat dan budaya baca masyarakat denga memanfaatkan
waktu luang untuk membaca agar tercipta masyarakat kreati. dinamis . produktif
dan mandiri.
d.
Menyimpan dan mendayagunakan berbagai dokumen kebudavaan sebagai
sumber informasi, penerangan. perubangunan dan menambah wawasan pengetahuan
masyarakat pedesaan.
e.
Memberikan semangat dan hiburan yang sehat dala pemanfaatan
waktusenggang dengan hal-hal yang bersifat membangun.
f.
Mendidik masyarakat untuk memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka
Fungsi
Perpustakaan Desa adalah melayani masyarakat dengan menyediakan bahan
pustaka/bacaan yang sesuai dengan kebutuhan. Adapun fungsi Perpustakaan
Desa/Kelurahan adalah sebagai berikut :
1.
Mengumpulkan, mengorganisasikan dan mendayagunakan bahan pustaka
tercetak maupm terekam.
2.
Mensosialisasikan manfaat jasa perpustakaan.
3.
Mendekatkan buku clan bahan pustaka lamnya kepada masvarakat.
4.
Menyediakan Perpustakaan Desa/Kelurahan sebagai pusat komunikasi
dan informasi.
5.
Menyediakan Perpustakaan Desa/Kelurahan sebagai tempat rekreasi
dengan menyediakan bacaan hiburan sehat Pengurus Perpustakaan Desa Berikut
adalah alternatif struktur organisasi perpustakaan desa. Walaupun telah
ditetapkan sebagaimana disebutkan di atas, namun kepengurusan dapat pula
disusun berdasarkan susunan organisasi Desa/Kelurahan, dengan tetap
mengikutsertakan masvarakat desa/kelurahan sebagai anggota perpustakaan
2.5.7
Layanan Unit Kearsipan Daerah
Arsip
adalah masa lalu yang tidak perlu dipelihara. Ketika pekerjaan sudah selesai,
dan sudah dibuat laporan pertanggungjawaban, serta sudah diperiksa maka semua
urusan sudah selesai maka arsip tidak lagi digunakan. Maka untuk apa harus
ditata, disimpan, dipelihara, dan
lain sebagainya. Padahal untuk pengambilan keputusan tetap dapat dilakukan
tanpa harus menggunakan arsip. Pola pikir dan budaya tidak menghargai arsip
inilah yang harus di rubah agar birokrasi, masyarakat, dan pengguna arsip
memiliki pemikiran positif terhadap arsip dan kearsipan. Mau melihat arsip
sebagai rekaman kegiatan lembaga atau rekaman aktivitas seseorang. Sebagaimana
dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa, yang dibuat dan diterima oleh lembaga atau perseorangan
dalam rangka pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Sebagai
rekaman informasi maka ia berfungsi sebagai bukti, sumber informasi, pusat
ingatan, dan memori. Dengan demikian birokrat, masyarakat, dan
setiap orang akan memperlakukan dan memposisikan arsip sebagaimana
semestinya.
Beberapa
kegiatan yang dapat dilakukan untuk merubah mindset dan culturset
birokrasi, masyarakat, dan pengguna arsip di bidang kearsipan antara lain melalui kegiatan ;
1.
Sosialisasi,
2.
Apresiasi,
3.
Pendidikan dan pelatihan
4.
Bimbingan teknis
5.
Monitoring, dan
6.
Pengawasan
2.5.8
Penguatan Kelembagaan
Kearsipan
Mengingat
betapa pentingnya arsip dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara
maka Undang –Undang 43 Tahun 2009 mewajibkan untuk dibentuk lembaga
kearsipan di setiap wilayah di Negara Indonesia yang terdiri dari Arsip
Nasional RI, Arsip Daerah Provinsi, Arsip Daerah Kabupaten/Kota, dan Arsip
Universitas di Perguruan Tinggi Negeri. Bahkan bidang kearsipan menurut
Peraturan pemerintah Nomor 38 tahun 2007 menjadi urusan wajib buka urusan
pilihan, artinya apapun kondisi pemerintahan maka masalah kearsipan harus
menjadi perhatian.
a)
Masing-masing lembaga kearsipan memiliki
kewajiban dan tugas menyelenggarakan kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan
bertujuan untuk :
1.
Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan
yang dilakukan oleh SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah), perusahaan,
organisasi politik, organisasi masyarakat, dan perorangan
2.
Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3.
Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang
andal dan pemanfaatannya sesuai dengan peraturan yang berlaku
4.
Menjamin perlindungan kepentingan pemerintah dan
hak-hak keperdataan rakyat Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan
nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu
5.
Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai
bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara
6.
Menjamin keselamatan aset daerah dalam bidang
ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas
dan jati diri.
7.
Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip
b)
Setiap lembaga kearsipan memiliki fungsi
sebagai ; pembina kearsipan, pengelola arsip inaktif, pengelola arsip statis,
pengawas kearsipan, penyelamat dan pelestari arsip, serta pelayan kearsipan.
Sebagai pelayan kearsipan maka lembaga kearsipan harus mampu berperan sebagai
pusat kajian sejarah dan pengembangan ilmu pengetahuan.
Oleh
karena itu Lembaga Kearsipan idealnya harus berdiri sendiri, tidak
digabung dengan institusi apapun. Selama lembaga kearsipan masih digabung
dengan bidang lain maka tidak akan dapat maksimal dalam menjalankan tugas dan
fungsinya. Apalagi tanggungjawab lembaga kearsipan tidak hanya terhadap arsip
pemerintah saja tetapi juga non pemerintah..
2.5.9
Penguatan Sumber
Daya Manusia Kearsipan
Manusia
merupakan salah satu sumber daya yang harus ada disetiap organisasi. Sekecil
apapun sebuah organisasi keberadaan sumber daya manusia sangat penting
karena ia yang akan menggerakan sumber daya-sumber daya yang lain. Bahkan
apabila organisasi tidak didukung dengan sumber daya manusia yang handal
dan profesional maka akan mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan.
Dalam
bidang kearsipan, berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 pasal
147, Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan terdiri dari 3 (tiga) yaitu ; 1.
Pejabat struktural di bidang kearsipan, 2. Arsiparis, dan 3. Pejabat
fungsional Umum.
a)
Dalam rangka penguatan SDM kearsipan
berbagai upaya yang dapat ditempuh antara lain :
Memenuhi
kebutuhan arsiparis trampil dengan latar pendidikan Diploma 3, Kearsipan dan
arsiparis ahli dengan latar belakang pendidikan Diploma 4, khususnya untuk
Dinas/Badan/Sekretariat Daerah dan Lembaga Kearsipan sesuai kebutuhan atas
beban kerja.
b)
Meningkatkan kualitas arsiparis melalui
pendidikan D4, S1, S2, S3 Meningkatkan kemampuan ketrampilan arsiparis
melalui, seminar, work-shop, pedidikan dan pelatihan yang diselenggarakan oleh
Pusdiklat ANRI, Badan Diklat, dan Bimbingan Teknis Kearsipan oleh BPAD
c)
Meningkatkan kompetensi pejabat struktural
pengelola arsip dinamis di Satuan
Organisasi Perangkat Daerah maupun di Lembaga Kearsipan melalui
Pendidikan dan Latihan yang diselenggarakan oleh Pusdiklat ANRI.
d) Meningkatkan
kemampuan berbahasa asing,
e)
Meningkatkan kemampuan intelektual bagi
arsiparis melalui Jurnal yang diakui secara Nasional/Internasional
Guna
mewujudkan hal tersebut salah satu upaya adalah dengan memasukkan Records
Manager dalam nomenklatur terpisah dari Sub Bagian Umum pada setiap
SKPD menjadi Sub Bagian Pengarsipan, sehingga
pekerjaan kearsipan dinamis dapat lebih terfokus. Selama ini fungsi kearsipan
di subagian umum kalah dengan fungsi kepegawaian, sarana dan prasara, maupun
keuangan. Posisi Records Manajer pada SKPD merupakan pejabat eslon IV dengan
pendidikan Sarjana Kearsipan. Records Manager bertugas menjalankan fungsi
Records Management dan juga merupakan records center SKPD di
lingkungan Pemerintah Daerah.
2.5.10 Mengembangkan Pemanfaatan Teknologi Informasi.
Pengembangan
pemanfaatan teknologi informasi kearsipan dimaksudkan guna terwujudnya sistem
kearsipan digital yang aman yang menjamin orisinalitas dan legalitas informasi
serta menunjang kecepatan, ketepatan, kelengkapan dan keamanan dalam layanan
arsip.
Pengembangan
sistem kearsipan berbasis teknologi informasi dari penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, penilaian, dan penyusunan
arsip, antara lain
:
1.
Pengembangan digital records untuk mendukung
paperless office;
2.
Pengembangan sistem layanan kearsipan
secara online;
3.
Pengembangan jaringan informasi untuk
mengintegrasikan informasi kearsipan baik secara lokal area network maupun
interconnection network dengan unit-unit kearsipan yang ada di lingkungan
pemerintah daerah maupun jaringan yang lebih luas.
4.
Mengembangkan Khasanah Arsip guna
Memenuhi Kebutuhan Pengguna.
Pengembangan
khasanah dimaksudkan untuk mencukupi kebutuhan pengguna arsip sekaligus
menyelamatkan dan melestarikan sumber informasi dan bukti sejarah.
Salah satu cara yang dapat
dijalankan adalah dengan menggalakan program akusisi arsip dan penilaian
/ penyeleksian arsip. Melalui kedua program tersebut maka
pemerintah akan memiliki banyak khasanah sehingga selain dapat memenuhi kebutuhan
juga menjadi daya tarik tersendiri yang dapat mengangkat citra lembaga
kearsipan.
2.6
Arsip dan Kearsipan
Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Kearsipan adalah hal-hal
yang berkenaan dengan arsip.
2.7
Fungsi Arsip
|
1. Tulang punggung manajemen
2. Pemerintahan dan pembangunan.
3. Bukti akuntabilitas kinerja organisasi dan
aparatur.
4. Bukti sah di pengadilan.
5. Mendukung proses pengambilan keputusan.
6. Menunjang proses perencanaan.
|
7.
Mendukung pengawasan.
8.
Sebagai alat pembuktian.
9.
Memori perusahaan.
10. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.
11. Memori kolektif bangsa.
|
PENGELOLAAN ARSIP
STATIS
|
PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS
|
|
1. Akuisisi arsip statis
|
1. Penciptaan arsip
2. Penggunaan dan pemeliharaan arsip
3. Penyusutan arsip
|
Jenis Arsip :
1.
Arsip tekstual/arsip
kertas/arsip konvensional
2.
Arsip media baru :
3.
Arsip gambar
4.
Arsip Citra Bergerak
5.
Arsip Rekaman Suara
6.
Arsip Komputer/arsip
elektronik
7.
Arsip Kartografik dan
Kearsitekturan
Dan
layanan perpustakaan dan Arsip lainnya
2.8
Jam Pelayanan
Jam pelayanan
minat baca dan sirkulasi dilaksanakan pada setiap hari kerja :
Senin-
Kamis : 08.00 - 19.00 WIB
Jum’at : 08.00 - 11.00 WIB
GAMBAR KANTOR DINAS PERPUSTAKAAN
DAN KEARSIPAN
KABUPATEN PANGANDARAN
 |
|||
 |
|||
2.9
Susunan Organisasi
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
a.
Kepala Dinas
b.
Sekretariat membawahkan:
1.
Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian
2.
Sub Bagian Program dan Keuangan
c.
Bidang Pengolahan Layanan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan
Membawahkan:
1.
Seksi Pengembangan Koleksi, Pengolahan dan Pelestarian Bahan
Perpustakaan ;
2.
Seksi Layanan, Otomasi
dan Kerjasama Perpustakaan.
d.
Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca
Membawahkan:
1.
Seksi Pembinaan dan pengembangan Perpustakaan;
2.
Seksi Pembudayaan Kegemaran Membaca.
e.
Bidang Kearsipan Membawahkan:
1.
Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan
2.
Seksi Pengelolaan Arsip
f.
Kelompok jabatan fungsional
